Een vertrouwenspersoon: intern of extern?

Een vertrouwenspersoon: intern of extern?

Je wilt (of moet) een vertrouwenspersoon aanstellen binnen jouw organisatie. En je vraagt je af: nemen we daarvoor intern iemand aan of huren we een externe vertrouwenspersoon in? Wij helpen je die afweging te maken met een opsomming van de voor- en nadelen van een externe dan wel interne vertrouwenspersoon.

Aangezien Confidare hét bureau is voor externe vertrouwenspersonen, neem je het ons vast niet kwalijk als we beginnen met de voordelen van een externe vertrouwenspersoon. 😉

De voordelen van een externe vertrouwenspersoon

1. Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk en objectief, omdat er geen directe band met de organisatie is. Hij of zij is geen collega en wordt dus ook niet snel als ‘te dichtbij’ ervaren om een vertrouwelijk gesprek mee aan te gaan.
2. Er is minder kans op een belangenconflict, omdat de vertrouwenspersoon geen andere rol in de organisatie vervult.
3. Een externe vertrouwenspersoon ondersteunt vaak meerdere bedrijven en brengt daarom veel ervaring mee, zowel op het gebied van ongewenste omgangsvormen als integriteit. Daar profiteert jouw organisatie ook van.
4. En externe vertrouwenspersoon is - als het goed is - specifiek opgeleid. De gecertificeerde vertrouwenspersonen van Confidare zijn dat in ieder geval wel én krijgen daarnaast ieder kwartaal extra scholing op het gebied van arbeidsrecht en privacyrecht.
5. Voor een interne vertrouwenspersoon kan het fijn zijn om af en toe een externe sparringpartner te hebben; het is namelijk best een solo-functie. Soms is een dossier te spannend of complex voor een interne vertrouwenspersoon om zelf af te kunnen doen.
6. Grote organisaties hebben vaak zowel een interne als externe vertrouwenspersoon. Op die manier geef je werknemers een keuze met wie zij in gesprek willen gaan: dat verlaagt de drempel.
7. Met een externe vertrouwenspersoon hoef je niet zelf iemand intern vrij te maken en op te leiden. Ook in de randvoorwaarden wordt dan voorzien zoals een beveiligde IT-omgeving, voorlichtingsmateriaal, een afgeschermd mailadres en externe spreekruimte.

De nadelen van een externe vertrouwenspersoon

1. Een externe vertrouwenspersoon moet de organisatie leren kennen en gevoel krijgen voor de bedrijfscultuur.
2. Omdat een externe vertrouwenspersoon niet in het bedrijfspand zelf werkt, kan hij of zij als minder toegankelijk en meer op afstand worden ervaren.
3. Een externe vertrouwenspersoon inhuren kost geld. Hoewel wij liever spreken van een investering, omdat een goede vertrouwenspersoon een organisatie ook geld bespaart: minder arbeidsconflicten, minder ziekteverzuim, méér werkgeluk en dus productievere werknemers.

Wil je weten wat een externe vertrouwenspersoon kost? Hier vind je de prijzen van ons all-in abonnement.

De voordelen van een interne vertrouwenspersoon

1. Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie en de bedrijfscultuur al van binnenuit.
2. Omdat hij of zij zelf ook in de organisatie werkt, voelt een interne vertrouwenspersoon toegankelijker voor werknemers. Dat kan de drempel verlagen.
3. Een interne vertrouwenspersoon kan soms sneller reageren op bepaalde kwesties omdat hij of zij al op de werkvloer of in het bedrijfspand is.

De nadelen van een interne vertrouwenspersoon

1. Hoewel het een voordeel kan zijn dat de interne vertrouwenspersoon meer ‘eigen’ voelt, kan dat soms ook een nadeel zijn. Als je elkaar goed kent, is het lastiger om mensen ergens op aan te spreken of om samen te werken na een melding.
2. Er is kans op een belangenconflict, zeker als de vertrouwenspersoon ook een andere functie heeft in de organisatie. Bijvoorbeeld bij HR of als leidinggevende.
3. Je moet er iemand voor vrij maken, middelen ter beschikking stellen en deze persoon opleiden voor de rol van vertrouwenspersoon. Maar met een opleiding komt níet automatisch ook ervaring.
4. Een interne vertrouwenspersoon is mogelijk minder objectief vanwege de verbondenheid met de organisatie.
5. Is de interne vertrouwenspersoon tijdelijk afwezig wegens vakantie of ziekte? Dan is vervanging niet altijd makkelijk te regelen.

Interne vs. externe vertrouwenspersoon

Het hangt van meerdere factoren af wat het beste past bij jouw organisatie: het aantal werknemers, de bedrijfscultuur, het budget, de behoefte en de interne expertise. Wat ook een optie is, is om een interne en externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Dit kan natuurlijk ook! Op deze manier worden interne verhoudingen geen beletsel voor de toegang tot een vertrouwenspersoon.

De uiteindelijke keuze kunnen wij niet voor jou maken, maar we denken natuurlijk graag met je mee. Stuur ons dus gerust een berichtje als je wilt sparren.

Ben je tot de conclusie gekomen dat je een externe vertrouwenspersoon wilt inhuren? Bij Confidare regel je dit voor een vast bedrag all-in: je weet dus precies waar je aan toe bent.